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反省文の書き方・例文・長文での書き方|遅刻/ビジネス

Author nopic iconヨウザン
カテゴリ:ビジネスマナー

初回公開日:2018年04月28日

更新日:2018年04月28日

記載されている内容は2018年04月28日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

反省文の書き方・例文・長文での書き方|遅刻/ビジネス

反省文とは何

会社勤めをしていると、仕事上で失敗することは付き物です。その失敗の内容によって、「反省文」・「始末書」・「顛末書」といった謝罪文を書かなくてはいけなくなります。この謝罪文の違いは、小さなミスをした場合には「反省文」、大きなミスをした場合は「顛末書」、重大なミスをした場合は「始末書」を書くことになります。

今回は、この中の「反省文」について視点をあてて、「反省文」についてご説明していきます。

反省文を書く目的

反省文を書き提出する目的は、謝罪の文章を自分で書くことによって、自分のミスを深く反省していることを表すために書くものです。この反省文は、個人名で作成する社内文書となります。基本は直属の上司に提出するようになります。

始末書・顛末書との違い

反省文よりも重い位置づけにある始末書や顛末書ですが、反省文との違いはどのようなところにあるのでしょうか。

まず顛末書ですが、この書類は処分や弁償などが伴うような重大なミスを犯した場合に書く書類です。反省文よりも厳密になぜそのようになったかという報告をする意味合いの強い書類となります。反省文同様に、社外に対して提出するものではなく、主には社内向けの書類といえます。

次に始末書ですが、こちらの書類は不始末に対して詫びる書類となります。顛末書同様に、処分や弁償を伴うような重大なミスを犯した場合に書く書類です。顛末書と違い、社外に対しても提出する書類となります。

反省文を提出する目的

反省文を書く目的は先にご説明したとおりですが、提出する目的は、「自分を戒めて、再発防止を約束させるために求められるもの」です。あくまでも個人を叱咤激励するために提出する文書なのです。

例えば、何らからの大きな損失を発生させてしまった場合は、始末書や顛末書での対応となりますが、損失が発生していないような場合は、反省文で済むことが多いです。

また、遅刻などを繰り返し、何度も反省文を提出させても改善されないような場合には、懲罰として始末書や顛末書を提出させるようになり、就業規則に定められた範囲での懲戒処分を下される場合があります。

反省文の書き方

実際に反省文を書く場合、どのように書けばいいでしょうか。反省文では、「本当に反省しています」や「二度と同じ失敗は繰り返しません」という反省と謝罪、「このような対策を行います」という改善方法について、自分自身の言葉で誠意を持って書くことが必要になります。

反省文の提出は上司から指示が出ることもありますので、指示のあった内容をすべて盛り込むようにします。

書き方の構図としては、いわゆる起承転結で書くようにします。起では事件について書きます。事件とは、自分のしてしまったミスについてですが、客観的に書くようにします。

承では自分のミスに関する原因を分析して説明します。例えば、遅刻したのであれば、「寝過ごした」などが原因となります。

転では、迷惑をかけた方々に対して真摯に謝罪をするようにします。結では、反省を踏まえ、再発を防止するための対策や心構えについて書くようにします。

書き始めはどのようにしたらいいのか

書きはじめについては、日付、提出先と自身の名前を記します。改行し、反省文と記した後、次の行から本文を書きはじめるようにします。

書きはじめは、自分のしてしまったミスについて客観的に書くようにします。

例:私は、平成○○年○月○日、私が○○○をしてしまったため、○○○してしまいました。

内容としては、事件の発生日、客観的な事実を書くようにします。

反省文の例文

それでは実際の反省文はどのように書かれているのか、シーンに応じた例文を見ていきましょう。

遅刻の場合

平成○○年○月○○日
○○部○○課 課長 ●●様
反省文
私、○○ ○○(自分の名前)は、本日の午後のミーティングを食事から帰るのが遅かったため遅刻しました。これは5回連続での遅刻となり、出席者全員の時間を奪ってしまい、多大なご迷惑をお掛けいたしました。ここに反省文を提出し、深くお詫び申し上げます。

食事をとるにあたり、時間のかかるものを注文し食べていたことによる、自分自身の不注意が原因です。

このような不手際を起こさないように、今後は食事に注意し、アラームを設定して時間厳守を徹底してまいります。

○○部○○課
 ○○ ○○(自分の氏名 印)

書類の書き間違いの場合

平成○○年○月○○日
○○部○○課 課長 ●●様
この度は、私の提出書類における入力ミスによる書き間違い、及び確認漏れにより関係部門および課内のメンバーに多大なるご迷惑をおかけいたしまして、大変申し訳ございませんでした。

書類は、取引価格に関するものです。この度、小数点の位置を間違えていたため、請求金額にミスが発生してしまい、取引様からの苦情が寄せられました。

原因としては、私が経理部に提出するデータを作成していたときに、金額入力をした際に、小数点を打ち間違えたためです。それにより、お客様からの会社への信用に傷をつけてしまいました。幸いにも、お客様が早期に気付いてくださったため、大事に至ることはありませんでした。

ここに反省文を提出し、深くお詫び申し上げます。

今後は、確認を徹底し再発防止に努めます。

○○部○○課
 ○○ ○○(自分の氏名 印)

長文での反省文の書き方

反省文を書かなくてはいけなくなった場合、どうしてもあれこれ書いていると長くなってしまう場合があります。ですが、反省文に求められるのは、簡潔に書かれたものです。そのため、基本は長くならないように必要な事項について書くことが求められます。

反省文は小さなミスに対して作成する書類ですので、発生した事実とその原因、謝罪と今後の対策という構成で書きますが、内容が膨大になるということはありません。たくさん書いておけばいいというものではありませんので、極力は長文にならないように簡潔に書きたいものです。