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事務局への「御中」と他の使い分け方|メール/封筒/はがき

Author nopic iconperidot8787
カテゴリ:ビジネスマナー

初回公開日:2018年04月17日

更新日:2020年05月20日

記載されている内容は2018年04月17日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

事務局への「御中」と他の使い分け方|メール/封筒/はがき

事務局とは?

郵便物の宛名が「事務局」になっていることがあります。事務局とは、いったいどんなところを表す言葉なのかご存じでしょうか。事務局とは、組織や団体などで運営上の事務作業を行なわれている部門のことを言います。

会社名や聞きなれた部署名ではないので、事務局宛に郵便物を出す場合、敬称に悩んだことはありませんか。事務局宛に郵便物を出す場合、どの敬称を書かなければならないのか、他の敬称ではなぜいけないのかをご紹介します。

「御中」とはどんな意味があるのか?

ビジネスで会社や団体宛にメールや郵便物を送る場合の敬称として「御中」を使うことは知られていますが、「御中」にはどのような意味があるかをご存知でしょうか。

「御中」は、会社や部署の組織の中にいるどなたかに宛てたメールや郵便物ですという意味があります。つまり、担当者がわからないので、その会社の人またはその部署のどなたかが確認してくださいという意味になるということです。

逆の言い方をすると「御中」を使う場合は、その会社や組織にいる方ならば誰が開封していただいてもかまいませんという意味があるとも言えます。郵便物の内容がわかれば、担当部署に届く可能性がありますが、担当部署がわからない場合は、誰に郵便物を渡したらよいかわからないため、見て欲しい人に届くまでに時間がかかる可能性もあります。

そのため、特定の部署に送りたい場合はできるだけ部署名や担当者の名前を書くことが望ましいでしょう。

メールでの事務局への御中の使い方

事務局宛にメールを出す場合、事務局は部署の1つになりますので、敬称は「御中」を使います。しかし、事務局の担当者がわかっていて、担当者の会社用の個人アドレスなどにメールを返信する場合は、「事務局」御中ではなく、担当者の名前に「様」の敬称を使います。

事務局などの事務部門の場合、事務の内容によって、担当がわかれている場合があります。返信する際は、事務局宛に返信するのか、事務局の担当部門に返信するのか、担当者宛に返信するのか、内容を確認してから返信するようにしましょう。

事務局などの場合は、作業の内容などにより、1日にかなりの数のメールを受信しているところがあります。返信してほしい部署宛に返信をしないとメールが見逃されてしまうこともありますので、注意しましょう。

では、実際にメールで事務局宛ての宛名を書く場合は、どのように書けば良いのでしょうか。

宛名

メールで事務局の宛名を書く場合は、以下のように書くと良いでしょう。


【例】
○○大学 事務局 御中
○○大学 事務局 渡部 様

御中は、団体や組織、部署などに対して使う敬称です。担当者がわからない場合は、「御中」を使いますが、担当者のお名前がわかる場合は、「事務局」に御中は付けずに、担当者のお名前のあとに、「様」の敬称を使うようにしましょう。

事務局への「御中」と他の使い分け方

「御中」以外にも普段使われている敬称にはいくつかの種類があります。そのため、事務局宛にメールや郵便物を発送する場合、どの敬称を使ったら良いのか悩んだ経験がある人もいるのではないでしょうか。

では、事務局へメールや郵便物を発送する場合、他の敬称を使うことができるのか、また「御中」との使い分けについてご紹介します。

「様」という敬称は、個人宛のメールや郵便物を発送する際に使われる名称です。これは、ビジネスだけではなく、私信のメールや郵便物を発送する際にも使われています。また、「様」という敬称は、目上、目下などに関係なく使うことができますので、個人宛の敬称として一番使われる敬称です。

事務局宛にメールや郵便物を発送する際に「様」と「御中」の使い分け方は、事務局の担当者がわかっているかどうかで使い分けをします。担当者のお名前がわかっている場合や「ご担当者」という言葉を入れる場合は、「様」という敬称を使います。

【例】
・○○大学医学部附属病院 事務局 山下様

担当者の個人名がわかっている場合は、事務局の後ろに「御中」は付けずに、担当者のお名前の後ろに「様」の敬称を使います。

「ご担当者」

ビジネスシーンでは、担当者の名前がわからない場合「ご担当者」という言葉を使うことがあります。これは、名前ではありませんが、個人名と同じ扱いになるため、同じように「様」を使います。

担当者のお名前はわからないが、担当者に渡して欲しいという場合は、「ご担当者」様を使うと良いでしょう。

【例】
・○○大学医学部附属病院 事務局 ご担当者様

事務局宛に何か書類を返信する場合、自分宛に送られてきた封筒の中に、事務局宛ての返信用封筒が同封されていることがあります。このときの宛名に「事務局」係などのようにあらかじめ印刷されていることがあります。

この場合、敬称を付ける場合はどのようにしたら良いのでしょうか。

「係」とは、担当部署のひとつのことを言います。たとえば、総務部、経理部、営業部などと同じよう「○○係」という担当部署があるということです。郵便物に「○○係」または「○○係 山下」のように書かれていた場合の正しい訂正の方法は、「○○係 御中」または「○○係 山下様」のように訂正します。

「御中」を入れる場合は、「係」という文字を二重線で消してしまわないように注意しましょう。

「係」のときと同様に、返信用の封筒が同封されている場合に「行」という文字が印刷されていることがあります。返信用の封筒を送る相手(最初に事務局から郵便物を受け取った人)の手間を省くために、最初から事務局の宛名を印刷しているのですが、その際に事務局が事務局に対して「様」という敬称を使うことができないため「行」が使われています。

「行」は、事務局宛に送ってくださいとう意味になりますので、この封筒を使って返信する場合は、「行」を訂正して送る必要があります。「行」という文字は以下のように訂正します。

【訂正方法】
・「行」を二重線で消す
・担当者がわからない場合は「御中」という文字を加筆する
・担当者名がわかる場合は、担当者名まで加筆して、「様」という敬称を記入する

殿

「殿」という敬称を見たことがある人もいるのではないでしょうか。「殿」という敬称は、個人名に宛名に対して使われる敬称です。そのため、事務局などの部署に対して「殿」という敬称を使うことは誤りです。

また、「殿」という名称は、目上の人が目下の人に対して使うものなので、目下の人が目上の人に対して使うことは失礼になりますので、注意しましょう。

封筒での事務局への御中の使い方